Map
Home > kansen voor west > veel gestelde vragen
 
kansenvoorwest FAQ


Moet de urenadministratie geupload worden?


Nee, niet standaard. U mag het wel doen, maar in ieder geval moet de urenregistratie tijdens de controle ter plekke beschikbaar zijn.



Is het mogelijk om de bijdrage hoger vast te stellen?


Nee, dat kan niet zomaar. Maar, als u tussentijds een essentiële wijziging van uw project wilt (verdubbeling van uw activiteiten), dan dient deze aanvullende aanvraag via de normale procedures te worden behandeld. Dat kan tot een aanvullende toekenning leiden.

U kunt nooit meer betaald krijgen dan het maximaal toegekende subsidiebedrag.



Hoe om te gaan met meer gewerkte uren dan daadwerkelijk betaald?


Vrijwilligerswerk is niet subsidiabel.



Moeten onderbouwende stukken zoals offertes, meegestuurd worden?


Niet standaard. U moet de contractenlijst en een factuuroverzicht meesturen conform de formats. Andere stukken worden in principe opgevraagd of bij de controle ter plekke bekeken.

Als u bijvoorbeeld een grote aangesteding heeft, dan is het vrijwel zeker dat deze stukken opgevraagd worden. Het is dan handig dat u ze bij de voortgangsrapportage gelijk upload in het systeem.



Zijn accountantskosten declarabel?


Ja, accountantskosten zijn subsidiabel. Omdat de werkzaamheden voor een accountantscontrole vaak na de projectperiode liggen, mogen de kosten die daarvoor gemaakt en betaald zijn ook na die projectperiode liggen. Uiteraard dienen deze betalingen wel opgenomen te zijn in het eindverslag dat naar de programma-autoriteit wordt gestuurd.

De uiterste datum van betaling is 31 december 2015, het einde van de programmaperiode. Kosten die na die datum worden betaald zijn niet meer subsidiabel.



Moet er een aparte projectadministratie zijn?


Ja, er moet een aparte projectadministratie zijn. Deze mag onderdeel uitmaken van de totale financiële administratie van uw organisatie. Maar daarbinnen moet alles van uw project op een apart projectnummer traceerbaar zijn.



Is er ook promotiemateriaal over EFRO?


Er is een brochure van Kansen voor West waarin EFRO voor dit gebied wordt uitgelegd. Deze brochure is er in het Nederlands en het Engels. Zie onder downloads.

Ook de managementautoriteiten van de operationele programma's in Noord, Oost en Zuid Nederland hebben websites en folders.

Meer algemene informatie over EFRO (en andere Europese subsidiefondsen) is te krijgen bij de Vertegenwoordiger van de Europese Commissie in Nederland, bij Europe Direct en bij Europa om de Hoek



Je kunt toch niet de hele website van een bedrijf aanpassen aan blinden en slechtzienden?


Dat zou een goed idee zijn. Hoe beter uw website toegankelijk is, hoe groter uw bereik. De verplichting geldt in ieder geval voor het deel van de site dat over het project gaat dat met Europese subsidie wordt gefinancierd.

Kijk voor tips op www.accessibility.nl

Lees verder...

Wat is een W3C-WAI standaard?


Voor de details verwijzen we graag naar de website: www.accessibility.nl

Kortweg is het een toepassing, waarmee blinden en slechtzienden de informatie op webpagina's krijgen voorgelezen. In artikel 16 van verordening 1083 van de EC uit 2006 staat dat u verplicht bent de informatie over uw project toegankelijk te maken voor slechtzienden. Dat kan bijvoorbeeld ook door de mogelijkheid in te bouwen op de letters van de teksten groter en kleiner te kunnen maken.

Los van de officiële eisen, geeft de www.accessibility.nl ook allerlei leuke en nuttige tips.

Lees verder...

Staan de communicatierregels in de uitvoeringsovereenkomst?


Als u voor 1 januari 2010 uw uitvoeringsovereenkomst ontving, dan zijn de communicatieregels daar als bijlage bijgevoegd. Vanaf 1 januari 2010 wordt er in de uitvoeringsovereenkomst naar verwezen en kunt u ze vinden op de website.



Krijgen we als begunstigden een vlag?


Nee, u krijgt niet automatisch een vlag want voor begunstigden zijn er geen vlagverplichtingen.

Wilt u er wel graag een hebben, of heeft u behoefte aan ander Europees promotiemateriaal, dan kunt u contact opnemen met de Vertegenwoordiger van de Europese Commissie in Nederland: www.eu.nl

 



Mogen er meer EU subsidies op een project worden ingezet?


Nee, dat is absoluut niet toegestaan. U mag wel andere subsidies inzetten. Sterker nog, dat zal vaak het geval zijn om de totale financiering rond te krijgen.



Is er een maximum aan de tijd die aan een project besteed mag worden?


Nee, in principe niet. Wel gelden de volgende limiteringen.

Maakt u gebruik van het Integraal Kostprijs Tarief als grondslag voor de subsidiabele personeelskosten, dan mag u niet meer uren declareren dan vooraf berekend is.

U kunt nooit meer declareren dan het maximale subsidiebedrag dat aan u is toegekend.

 



Is een management fee declarabel?


Er lijken geen regels te zijn die zich verzetten tegen het declareren van een volledig gespecificeerde management fee. Uiteraard moeten de afspraken vooraf exact zijn vastgelegd. 

Omdat het wat moeilijk past binnen de methode van verantwoording, vragen wij u echter de projectmanager gewoon uren te laten schrijven en die te begroten bij de personeelskosten.



Kan je een vaste aanneemsom gebruiken?


U mag een vaste aanneemsom te gebruiken tot maximaal 50.000 euro per project (dus niet per opdracht of per onderdeel). Bovendien moet u vooraf vaststellen wat als eindproduct  geleverd wordt. Alleen uren zijn niet geschikt, maar bijvoorbeeld een ontwerp of een bouwtekening met vooraf bepaalde specificaties wel.

Let op: als er iets anders wordt opgeleverd dan vooraf bepaald is, dan zijn de kosten niet volledig subsidiabel.



Gelden wijzigingen van de Ministeriële Regelingen met terugwerkende kracht?


In december 2009 is de MR gewijzigd, maar niet met terugwerkende kracht. Of een wijziging met terugwerkende kracht geldt, wordt specifiek bepaald.

Voor het Integraal Kostprijs Tarief (IKT) is er nog geen wijziging geweest.

De EFRO verordening en de kaderverordenig zijn in 2009 wel gewijzigd met terugwerkende kracht, ondermeer voor de Standaard Kost Eenheden en de flat rates voor overhead.



Opbrengsten (art. 55) zijn gaandeweg het proces moeilijk aan te passen?


Als u een project hebt met een zogeheten 'funding gap' conform art. 55 van de verordening, dan heeft u bij de aanvraag de toekomstige opbrengsten geraamd die na afloop het project van gebruikers worden verkregen. Deze raming kan tussentijds niet worden aangepast. Wel kunt u een aangepaste raming bij uw eindverslag indienen.

Opbrengsten tijdens het project meldt u op de uitgavenstaat van de voortgangsraportages, ook als ze afwijken van de begroting of zelf helemaal niet begroot zijn.



Als je een regeling hebt met een penvoerder, maakt het dan uit wie publiceert?


Bij een regeling zal de uitvoerder van de regeling doorgaans de penvoerder zijn. Er is niet bepaald wie er moet publiceren, wl moet bij aanvang van het project duidelijk zijn waar en hoe gepubliceerd wordt. Essentieel is dat de namen van de eindgebruikers worden gepubliceer (dus MKB ondernemers of andere gebruikers van de regeling en niet de uitvoerder of doorverstrekker van de subsie).



Hoe lang moet (bij een regeling) de begunstigde gepubliceerd worden?


Bij de meeste projecten gaat de publicatieplicht in op het moment dat een begunstigde de subsidiebeschikking ontvangt. De Managementautoriteit zet deze informatie op www.kansenvoorwest.nl en op www.europaomdehoek.nl

Bij regelingen voor de MKB-ondernemers geldt dat er pas gepubliceerd hoeft te worden als er een eindafrekening met de ondernemers is geweest.



Hoe moeten we omgaan met bedragen die gaandeweg boven de (Europese) aanbestedingsgrens komen?


Dit is een van de moeilijkste problemen bij aanbesteden. Belangrijk is dat de bewijslast aan uw kant ligt. Dat wil zeggen dat u gemotiveerd, vooraf aan besluiten, alles goed moet vastleggen. Hoe steekhoudender dat is, hoe groter de kans dat dit niet tot onrechtmatige uitgaven leidt.

U bent verplicht vooraf een duidelijk bestek of specificatie te maken. Als u dat zorgvuldig gedaan heeft en er treden naderhand tegenvallers op die u - naar objectief en deskundig oordeel - niet had kunnen voorzien, dan hoeft u niet alsnog Europees aan te besteden. Tenzij het meerwerk als zodanig al boven de grens zit.

Voor meer informatie zie ook het toetsingskader van Kansen voor West.



Moet er wel of niet gepubliceerd worden voor aanbestedingen onder de grens?


U hoeft volgens de jurisprudentie van het Europese Hof alleen te publiceren als er sprake is van grensoverschrijdend belang bij de opdracht. Dat kan zijn, omdat u in een grensstreek woont of omdat de opdracht qua omvang of aard interessant is voor buitenlandse opdrachtnemers.

Is er geen sprake van grensoverschrijdend belang, dan hoeft u niet te publiceren. Wij adviseren u echter dat wel te doen. Om een optimale marktwerking te krijgen is het belangrijk dat alle geïnteresseerde partijen toegang hebben tot opdrachten. Het is bovendien heel eenvoudig om te publiceren op www.aanbestedingskalender.nl



Zijn er specifieke regels voor de communicatie rondom de gesubsidieerde projecten?



Ja, de Europese Commissie én de Managementautoriteit hechten er veel waarde aan dat subsidieontvanger naar de Europese burger uitdraagt dat het project met financiële steun van de Europese Commissie wordt uitgevoerd. Afhankelijk van de omvang en de aard van het project gelden er specifieke regels voor de communicatie, zoals het vermelden van het Europese logo bij alle communicatie-uitingen. De specifieke regels zijn opgenomen in de uitvoeringsovereenkomst.



Wordt mijn project gecontroleerd?



Ja, uw project kan worden gecontroleerd. De Europese verordeningen schrijven voor dat projectcontroles moeten worden uitgevoerd door het programmamanagement (de Managementautoriteit voor het regioprogramma, de stedelijke programmamanagers voor de stedelijke programma’s), met het doel de doelmatigheid en de rechtmatigheid van de subsidie te kunnen vaststellen. Verder is de subsidieontvanger voor de eindafrekening altijd verplicht een eigen accountantsverklaring te overleggen.
Daarnaast kunnen er ook controles worden uitgevoerd door de Audit Autoriteit (Ministerie van Financiën) , Certificering Autoriteit (Ministerie van Landbouw, Natuurbeheer en Visserij (Dienst Regelingen)) en de Europese Commissie zelf. Controles worden altijd aangekondigd en in overleg met de subsidieontvanger verricht.


Krijg ik de subsidie in een keer uitgekeerd?


Op basis van een met de subsidieontvanger te sluiten uitvoeringsovereenkomst wordt een startvoorschot verstrekt van 10%. Vervolgens worden voorschotten uitgekeerd op basis van gerealiseerde uitgaven. 

Zo wordt bij realisatie van 10% van de uitgaven, een tweede voorschot van 30% uitgekeerd. Bij realisatie van 40% van de uitgaven, wordt een derde voorschot van 40% uitgekeerd. De laatste 20% wordt echter pas betaald nadat de eindafrekening van het project is goedgekeurd en een vaststellingsbeschikking is afgegeven. 

Twee keer per jaar kan de subsidieontvanger zijn gerealiseerde uitgaven opgeven via de voortgangsrapportages. Betalingen worden ongeveer twee maanden nadat de rapportage is ingediend, gedaan.



Wie komen in aanmerking voor subsidie?


De subsidieaanvrager of instelling die voor een bijdrage in aanmerking wil komen dient een a) natuurlijk persoon, b) rechtspersoon of c) samenwerkingsverband van onder a en b bedoelde doelgroepen te zijn.



Moet ik rekening houden met specifieke Europese regels?


Europese subsidies hebben de naam lastig en ingewikkeld te zijn. In zekere zin is dit waar. Een goede voorbereiding is daarom belangrijk. Onderwerpen die van belang zijn bij Europese subsidies zijn - onder andere - het zorgvuldig volgen van aanbestedingsregels, toetsen of er sprake is van (ongeoorloofde) staatssteun, het inrichten van een transparante projectadministratie en een adequate administratieve organisatie.

Ga naar het Toetsingskader van Kansen voor West voor meer informatie.



Welke projecten komen in aanmerking voor subsidie?


Het Landsdeel West wil uiterlijk in 2015 behoren tot de Top-5 van grootstedelijke regio’s in Europa. Daartoe moet de concurrentiekracht van de regio worden versterkt. Hoekstenen daarvoor zijn een sterke kenniseconomie, een duurzame economische ontwikkeling en attractieve steden en regio’s om in te werken, wonen en recreëren. Resultaat meet de regio af aan indicatoren als bruto regionaal product, de arbeidsproductiviteit, de arbeidsparticipatie en de aantrekkelijkheid van de regio.

Projecten die aan deze ambitie bijdragen, kunnen in aanmerking komen voor subsidie.

Lees verder...

Wat is mijn eigen bijdrage aan gesubsidieerde projecten?


Bij de beoordeling wordt gekeken naar de mate waarin de projectaanvragers zelf een financiële bijdrage leveren aan het project. Daarnaast draagt de uiteindelijke subsidieontvanger* onder meer verantwoordelijkheid voor de uitvoering, de betalingen, de verslaglegging en de (financiële en inhoudelijke) verantwoording naar de Europese Commissie. De voorwaarden zijn vastgelegd in het Toetsingskader van Kansen voor West.

* De subsidieontvanger binnen Kansen voor West is de partij die de subsidie ontvangt,
en als opdrachtgever optreedt.

Lees verder...

Hoe is het subsidiebedrag opgebouwd?


Naast de eigen financiële bijdrage van de aanvrager, eventuele cofinanciering van derden, en de subsidiëring vanuit het EFRO-budget van de Europese Commissie, kan een bijdrage van het Ministerie van Economische Zaken (alleen Prioriteit 1 en 2) deel uit maken van de financiering van het project.

Meer informatie kunt u vinden bij de Steunpunten in de vier grote steden en de vier randstadprovincies. Voor contactinformatie, zie partners.



Hoeveel subsidie is er voor mijn project beschikbaar?


De hoogte van de subsidie is afhankelijk van diverse factoren. Uitgangspunt is dat Kansen voor West als laatste subsidiënt het resterende tekort financiert. Projecten dienen altijd te beschikken over aantoonbare cofinanciering.

Zie verder het Toetsingskader van Kansen voor West.



Hoe lang duurt de procedure van een subsidieaanvraag?


De doorlooptijd van een subsidieaanvraag is afhankelijk van de aard, concreetheid en complexiteit van het project. Gemiddeld zal een aanvraag vier tot zes maanden in beslag nemen. Bij complexere projecten die bijvoorbeeld om subsidietechnische redenen meer tijd vergen, kan de procedure meer tijd vergen.

Wie kan mij adviseren of mijn project voor subsidie in aanmerking komt?


Om na te gaan of uw project of projectidee aansluit op bij de ambities van Kansen voor West kunt u – liefst in een zo vroeg mogelijk stadium - contact opnemen met één van de Steunpunten in de betreffende stad of provincie. De contactpersonen daar kunnen u onder meer uitleggen waar het project aan moet voldoen, welke Europese regels van toepassing zijn, wat de locale beleidskaders zijn waarop het project moet aansluiten en hoe de aanvraagprocedure is. Bovendien kunnen zij u op de hoogte stellen van de actuele ontwikkelingen met betrekking tot het programma en in hoeverre dit van invloed is op uw projectaanvraag. Kijk voor contactinformatie bij partners.

Hoe ziet een aanvraagstraject er in het algemeen uit?


Het aanvraagtraject is in de regel een interactief proces. U hebt een idee en u toetst of het idee binnen de doelstellingen van Kansen voor West past bij een van de provinciale of stedelijke steunpunten. Dan zijn er twee mogelijkheden.

Lees verder...

Welke sectoren zijn kansrijk voor de economische ontwikkeling van Landsdeel West?


De volgende sectoren zijn kansrijk voor de economische ontwikkeling van Landsdeel West:
. transport, logistiek, en handel
. de sector food & flowers
. de zakelijke dienstverlening
. de creatieve industrie (waaronder ICT en nieuwe media)
. life sciences, medische technologie, bioscience en milieutechnologie
. toerisme en het congreswezen
. de petrochemische industrie
. het maritieme cluster en de deltatechnologie
. het juridische cluster
. het in opkomst zijnde geomatica- en composietencluster

Binnen het programma Kansen voor West maken projecten, gericht op deze kansrijke sectoren (ook wel clusters genoemd), een grotere kans op subsidie.



Hoe is het programma Kansen voor West opgebouwd?


Het programma Kansen voor West is opgesplitst  in een West-Regio programmadeel, waaronder alle acht samenwerkende partijen (de vier provincies en de vier grote steden) vallen. Het gaat hier vooral om projecten die binnen de prioriteiten 1 en 2 zullen  vallen.
Daarnaast is er een programmadeel voor de vier grote steden. Hier gaat het met name om projecten die vallen binnen prioriteit 3. De steden zijn zelf verantwoordelijk voor de uitvoering van dit deel van Kansen voor West.
Meer informatie, ga naar prioriteiten.


Op welk geografisch gebied heeft Kansen voor West betrekking?


Kansen voor West heeft betrekking op Landsdeel West, dat bestaat uit het grondgebied van de provincies Noord-Holland, Zuid-Holland, Utrecht en Flevoland. Daarbinnen hebben de vier grote steden Den Haag, Rotterdam, Amsterdam en Utrecht een eigen positie.

Lees verder...

Nederlands - nl-NLEnglish (United Kingdom)